員工證照文件

📖 這一頁怎麼用（點一下可收合）

📖 這一頁怎麼用（點一下可收合） ① 這頁做什麼

• 集中管理員工的證照影本（例如駕駛執照、職安卡）：查看、下載、替員工上傳、核准或退回員工自己上傳的檔案，並追蹤快到期與還沒繳交的證照。

② 欄位與標籤的意思

• 狀態：「待審核」＝員工自己上傳、人資還沒看；「已核可」＝可以使用的有效檔案。「已退回／已被新檔取代／已作廢」是歷史檔案，只能查看。
• 證號：為了保護個資，清單上只顯示最後 4 碼；按「查看」才會看到完整證號。
• 有效期限與剩幾天：綠色＝還很久；橘色＝快到期（已進入提醒期）；紅色＝已過期。
• 必繳・尚未繳交：依公司設定，這位員工應該繳這種證照，但目前沒有有效檔案。
• 已離職／已停用：灰色「已離職」標籤＝這位員工已離職，仍可查看他的舊檔；「已停用」＝這種文件已不再收件，只能查看舊檔，不能上傳。
• 逾保存期限：員工離職後，超過該種文件設定的保存天數、卻還留著影像的檔案。
• 剩幾天：紅色「已過期」＝期限已過；紅色「今天到期」；橘色＝已進入提醒期；綠色＝還很久。

③ 按鈕做什麼

• 👁 查看：在視窗中看檔案（圖片或 PDF）。　⬇ 下載：把原檔存到你的電腦。
• 🔄 重新上傳／上傳：選一個新檔案；舊檔案會自動變成「已被新檔取代」，仍保留在歷史。
• 🗑 作廢：這份檔案上傳錯了或不能用時使用，必須寫原因；不會真的刪除，仍留在歷史。
• ✅ 核准／↩ 退回：處理「待審核」的檔案；退回必須寫原因。需要證號的文件，證號空白時不能核准。
• ✏️ 補填證號：員工（或 AI 助理）上傳時還沒填證號、而這種文件核可前一定要有證號時出現；你可以替員工輸入證號，補完才能核准。只有「待審核」的檔案可以補填，補填會留下紀錄。
• 目前有效（已核可）／送審中的新檔（待審核）：同一格同時有兩份時，上面是仍然有效的舊檔，下面是員工送審中的新檔；新檔核准後才會取代舊檔，期間舊檔仍可查看、下載或作廢。
• 含離職員工（搜尋框旁的勾選）：勾選後，搜尋結果也會列出已離職的員工。
• ⑤ 逾保存期限分頁的列：點一列會要求你填原因並再確認，之後清除這份文件的影像（無法復原，只留紀錄）。

④ 一步步怎麼用

1. 在「依員工」搜尋姓名、工號或部門，點選人名（要找已離職的人，先勾選「含離職員工」）。
2. 每一種證照一張卡片；沒有檔案的按「上傳」，已有檔案可查看、下載、重新上傳或作廢。
3. 替員工上傳時：先向員工說明蒐集目的，勾選「我已告知員工蒐集目的（或員工本人在場）」才能送出；選圖後系統會自動檢查照片是否太小、太模糊或太暗／過曝。
4. 自動讀取證號與日期：選好圖片後，系統會在你自己的瀏覽器裡辨識照片上的文字，把看起來像證號、發證日、有效期限的內容填進空白欄位（淡黃色底，旁邊有「自動讀取，請核對」）；信心不夠的會標淡紅色底，請特別確認。辨識不到時會顯示「沒能自動讀取」，請自己填寫。自動填入的內容只是參考，一定要對照證件核對，改過之後標示就會消失；系統不會幫你自動送出。
5. 「待審核」分頁處理員工自己傳來的檔案；「即將到期」「缺件」分頁用來追蹤，點一列會跳到該員工；「逾保存期限」分頁用來清除已離職員工超過保存期限的影像。

⑤ 注意事項

• 自動讀取是在你的瀏覽器內完成，照片不會傳到任何外部辨識服務；第一次使用需要下載辨識程式，可能要多等幾秒。公司可依文件種類關閉這個功能。
• 公司只留存影本，不會扣留證件正本。
• 每次查看、下載都會留下紀錄（誰、何時、看哪一份）。
• 員工離職後，檔案會依各種文件設定的天數保存；期滿後會列在「逾保存期限」分頁，由人資清除影像（只留紀錄，不能復原）。
• 上傳視窗會顯示給員工的蒐集目的告知文字，並須勾選「我已告知員工蒐集目的」才能送出；是否繳交由員工決定。
• 不能核准自己上傳的檔案：替自己上傳的檔案一律是「待審核」，要請另一位人資核准。
• 照片品質檢查：依每種文件的設定，不合格時有的會直接擋下、有的只提醒（可勾選「仍要上傳」）。
• 若該種文件設定了「人資代傳時通知員工」，上傳成功後系統會通知員工本人。