簽署文件管理｜使用說明中心

法規與制度說明

📖 這頁做什麼

這裡是全公司簽署文件的總覽：可以看每一份文件誰簽了、誰還沒簽、誰改成紙本。需要時可以催簽、登記紙本已收、作廢還沒簽的文件，並列印／存成 PDF 留存。

📖 欄位的意思

篩選列

範本：只看某一種文件（例如國定假日調移同意書）；「全部範本」＝不限。
月份：依文件建立的月份篩選；留空＝不限。
搜尋：輸入簽署單號、來源單號、姓名或工號的一部分。
狀態按鈕（全部／待簽／已簽署／紙本已收／已作廢）：點一下只看該狀態，後面的數字是份數。

清單每一筆（兩行）

第一行：姓名（工號）、文件名稱、狀態色塊。
第二行：單號（簽署單號）、來源（原申請單號）、部門、期限（逾期會出現紅字）、簽署（員工簽署時間；紙本則顯示財務收到的日期）。

點開一筆後

簽署人／部門、簽署方式（電子簽名或紙本）、簽署管道（網頁或手機 LINE）、紙本收到日、作廢原因。
簽署紀錄：簽名圖、文件指紋（證明內容沒被改過）、簽名指紋（證明簽名圖沒被換過）。目前不記錄簽署時的 IP 位址。
處理紀錄：誰在什麼時候檢視、簽署、列印、催簽、作廢。

處理紀錄：詳情裡的處理紀錄會依你的身分顯示——被授權的身分（預設是財務、人資、系統管理員）看得到完整紀錄，包含每一次查看、列印、下載；其他身分只看到重點，標題旁會寫「（僅顯示重點）」。誰能看完整紀錄，在「簽署設定與範本」頁調整。

📖 按鈕做什麼

查詢：依篩選列的條件重新查詢（在搜尋框按 Enter 也可以）。
清除條件：清掉所有條件，回到全部文件。
點一筆文件：開啟內容、簽名與處理紀錄。
列印／存 PDF：開啟列印預覽（文件＋簽名＋簽署紀錄），再按預覽的「列印／存成 PDF」才會真正列印或存檔，並留下列印紀錄。手機：分享 → 列印 → 存成 PDF。
紙本已收（只在「紙本」且還沒完成的文件出現）：財務收到員工親簽的紙本後，選收到日期（預設今天），按確認登記。
催簽（只在待簽文件出現）：發通知提醒簽署人；發出前會先確認。同一份文件兩次催簽至少要隔一段時間（人資在「簽署設定與範本」設定，預設 24 小時），太快會告訴你「這份文件 N 小時內已催簽過」。
作廢（只在待簽文件出現）：先填作廢原因，再按確認作廢；會再確認一次。
重新發出（只在已作廢的文件出現）：替同一張申請單重新產生一份新的簽署單並通知員工；要先填原因，再按確認重新發出，會再問你確認一次。原本作廢的紀錄會保留。
關閉／關閉預覽：回到上一個畫面，不會改變資料。
⬇ 下載 PDF 正本（已簽署或紙本已收的文件）：下載系統在簽署完成時自動產生的 PDF 檔，旁邊的「PDF 指紋」可用來核對檔案有沒有被改過。產生 PDF（只在已簽署或紙本已收、但還沒有 PDF 的文件出現）：由系統補產生 PDF 正本，產生後不能更換；按之前會先確認。

📖 怎麼用

想找某人的文件：在搜尋框輸入姓名或工號，按「查詢」。
想看還沒簽的：點「待簽」狀態按鈕。
點一筆文件看詳情。
還沒簽的人：按「催簽」發提醒。
員工改簽紙本、財務收到後：按「紙本已收」，確認收到日期，再按「確認登記」。
文件發錯、不用簽了：按「作廢」，寫清楚原因，再按「確認作廢」。
已作廢的文件如果其實還是要簽：開啟那份作廢的文件，按「重新發出」，寫原因後確認。
要留存：按「列印／存 PDF」。

📖 注意事項

已簽署的文件不能作廢：簽署是留存證據，一旦簽署就保留。若真的簽錯，請洽系統管理者處理。
作廢一定要寫原因，原因會永久留在處理紀錄。
「紙本已收」只用在員工改簽紙本的文件；電子簽名的文件不需要登記。
「催簽」只對待簽的文件有效，會發通知給簽署人；同一份文件兩次催簽有最短間隔（預設 24 小時），不用重複按。
列印、檢視、催簽、作廢、重新發出都會留下紀錄。
這一頁只有被授權的人看得到，內容含員工姓名與簽名，請妥善保管、不要外流。

📖 「未產生簽署單」分頁

這個分頁做什麼：列出「主管已經核准、但系統沒有替員工產生簽署單」的國定假日調移同意書。沒有簽署單，員工就看不到文件，也不會被通知去簽，所以要在這裡補建。

什麼情況會出現在這裡

核准的當下，系統自動產生簽署單失敗了（例如暫時連不上、文件範本被停用、員工資料不全）。
設定改變之前就核准的單：只要核准日在「對帳起始日」之後、而且從來沒有過簽署單，都會列出來。對帳起始日更早之前核准的舊單不會列入。

每張卡片的意思

姓名（工號）（卡片最上面的大字）：要簽署的員工；查不到姓名時會顯示「（查無員工姓名）」，這種單補建時系統會告訴你原因。
假日：員工要調移的是哪個假日與日期。
申請單號：員工當初送出的調移同意書單號，要追查時請提供這個號碼。
部門：員工所屬的部門或門市。
核准時間：主管最後核准的時間。
送出管道：員工是從網頁、手機（LINE）或紙本送出的。
調移到：員工要把假日調去哪一天。
紫色的「紙本送出，依設定不產生」：員工是用紙本送出、已經親筆簽名，依設定不再產生電子簽署單，所以沒有「補建」按鈕。

上方的按鈕

重新檢查：重新比對一次，看看還有哪些核准的同意書沒有簽署單。
全部補建：把清單裡可以補建的同意書全部補建，並逐張通知員工簽署；按下去之前會先問你確認。
補建（每張卡片）：只替這一張建立簽署單，並通知員工簽署；按之前也會先確認。

怎麼用

切到「未產生簽署單」分頁，分頁旁的數字就是目前有幾張。
看一下卡片，確認是你要處理的同意書。
只想處理一張：按那張的「補建」，確認後等訊息出現。
想一次全部處理：按最上面的「全部補建」，確認後等結果；訊息會列出新建幾張、失敗幾張與原因。
補建成功的單會從這個分頁消失，改到「全部文件」分頁看得到，員工也會收到通知。

注意事項

補建會通知員工：員工會收到「有一份文件請你簽署」的通知，請確認要補建再按。
補建可以放心重複按：同一張同意書不會被補建成兩份；已經有簽署單的會告訴你「原本已經有簽署單」。
員工已離職、員工資料不全或同意書不是「已核准」，系統不會補建，並用中文告訴你原因，請先處理資料再補建。
曾經有過簽署單（包含已作廢的）的同意書，不會列在這裡，也不會被「全部補建」重新補建，避免把刻意作廢的單又發給員工。要再發出，請到「全部文件」開啟那份已作廢的文件，按「重新發出」。
核准日早於「對帳起始日」的同意書，單張補建也會被拒絕（會告訴你「核准日早於對帳起始日，不能補建」）。
紙本送出的同意書預設不產生電子簽署單；這項規則由人資在系統設定裡決定。
沒有出現在這裡，不代表有問題：核准日早於「對帳起始日」的舊單不列入，要看舊單請到「全部文件」分頁搜尋。